Как часто нужно обновлять запись автоответчика

Основная функция автоответчика.

Никому из представителей бизнеса и государственных структур уже не надо объяснять, зачем компании или организации необходима запись автоответчика. Клиент или деловой партнёр может позвонить ночью, в праздничный или выходной день, будет неправильным, если его встретят только длинные гудки. Каждый позвонивший при должен получить хотя бы приветственный отклик. А в рабочее время голосовое приветствие помогает клиенту скрасить ожидание, создать ощущение, что его в компании ждут и о нём помнят.

Большие корпорации, имеющие множество подразделений, создают себе аудиоприветствия в виде интерактивных голосовых меню (IVR), которые выполняют роль диспетчера, распределяя звонки без участия человека. Конечно, без живых диспетчеров всё равно не обойтись, но записанный распорядитель снижает нагрузку на людей, сидящих у телефонов и позволяет значительно сократить штаты.

Когда необходимо обновление содержания автоответчика.

Со временем имеющаяся запись голосового приветствия становится для клиентов привычной и уже не вызывает столь положительные эмоции. Кроме того структура компании меняется, в ней могут появиться другие направления, отделы, да и новое время тоже диктует новый стиль общения.

Для замены записи могут быть следующие причины:

1. Вы обнаружили, что клиенты стали более нетерпеливы, т.е. стали чаще сбрасывать звонок, не дослушав IVR или автоответчик до нужного им пункта голосового меню.
2. В Вашей компании появились новые сферы деятельности, сменились названия отделов, департаментов и т.п.
3. Есть товар, услуга, направление, к которому Вы хотите привлечь внимание. Такую информацию в автоответчике или IVR следует поставить в начале. Это, во-первых, радикально освежит голосовое приветствие, а во-вторых, очень эффективно продвинет новинку.
4. Изменились вкусы, предпочтения, стиль общения Вашей целевой аудитории. Текст автоответчика и голосового меню морально устарел, а потому требует обновления.

Если содержание автоответчика Вашей компании устарело, Вам следует записать новое.

Что важно знать, чтобы записать хороший автоответчик.

Для записи IVR важен прежде всего голос, который "встретит" позвонившего человека. Мужской или женский? Респектабельный, солидный или дружелюбный, игривый? Выбор голоса зависит от характера предоставляемых Вами услуг и, естественно, от Вашего желания. Студия, в которую Вы обратитесь для создания нового голосового приветствия, должна иметь в перечне своих контактов большое количество дикторов. Кроме того, сайты хороших студий дают почитать примеры текстов и послушать готовые записи IVR, созданные данной студией для иных компаний. Послушав то, что студия записала для других, Вы сможете оценить её уровень и принять решение записать IVR именно здесь.

Не менее важен и текст телефонного сообщения. Конечно, существуют определённые шаблоны, однако индивидуальный подход, как правило, лучше стандартного. Уловить стилистику, подходящую именно Вам, помогут студийные профессионалы, занимающиеся текстами.

Хорошая студия не предложит Вам просто записать приветствие для АТС. Её специалисты обязательно выяснят специфику деятельности Вашей компании, её целевую аудиторию, другие важные критерии, необходимые для создания полноценного интерактивного маршрутизатора по Вашей фирме.